راهنمای مرتب‌سازی دنیای دیجیتال
کتاب جدید ماری کوندو راهنمایی است برای جان‌به‌دربردن از شلوغی‌های محیط کار
يکشنبه ۳۱ مرداد ۱۴۰۰ ۰۸:۴۰
 
یکی از آشناترین صحنه‌ها در هر اداره‌ای میزهایی است که زیر بار سنگین کوه‌هایی از کاغذ و پرونده خم شده است. رایانه‌های کارمندان هم معمولاً وضع بهتری ندارند، دسکتاپ‌هایی که از بالا تا پایین از فایل‌هایی با اسم‌های نامفهوم پر شده‌اند و حافظه‌هایی مملو از سند و عکس و هر چیز دیگری که از اینترنت دانلود شده. خدا نکند که بخواهید فایلی را در میان این تلنبار اطلاعاتی پیدا کنید. ماری کوندو و اسکات سونِنشاین راه‌حل‌هایی برای این مشکل دارند.
تخمین زمان مطالعه : ۳۴ دقيقه
 
 

ماری کوندو و اسکات سوننشاین، فصل چهارم کتاب خوشی در کار: مرتب‌سازی زندگی کاری‌ شما — تونی متخصص بازاریابی در یک شرکت انرژی است که ادارۀ مرکزی آن در انگلیس قرار دارد. او قبلاً‌ زمان زیادی صرف می‌کرد تا بفهمد که اسناد دیجیتال را کجا ذخیره کند و از کجا پیدایشان کند. اسناد دیجیتال او در سرتاسر شبکۀ اینترنت، نرم‌افزارهای مایکروسافت، هارد کامپیوترش و برنامه‌های کمکی، ازجمله یامر، پخش‌وپلا بودند. جریان بی‌وقفۀ ایمیل‌ها و پیام‌های متنی و صوتی‌ای که زمان زیادی از او می‌گرفت همه‌چیز را بیش‌ از پیش تحمل‌ناپذیر می‌کرد.

وسایل تکنولوژیکِ تونی بر روزهای کاری‌اش (و شب‌ها و آخر هفته‌هایش) مسلط شده بود و او باید کاری می‌کرد. پس گامی جسورانه برداشت و پیغام‌گیر صندوق پیام صوتی‌اش را تغییر داد:

پیام صوتی شما را نمی‌توانم بشنوم. لطفاً ایمیل بزنید. بعد، درخواستتان اولویت‌بندی شده و طبق اولویت به آن پاسخ خواهم داد.

بله، راه‌های زیاد دیگری هم بود که آدم‌ها می‌توانستند با او تماس بگیرند، اما بالاخره این‌طوری وقتی سر کار بود، احساس کنترل بیشتری داشت. تغییر به او جسارتی بخشید تا سراغ ایمیلش برود. تونی نمی‌توانست بی‌خیال ایمیلش بشود، وگرنه اخراج می‌شد. چه کسی می‌تواند؟ پس کاری را انجام داد که از دستش برمی‌آمد. روزانه تمام ایمیل‌هایی را که به صندوق پیام‌هایش فرستاده می‌شد بررسی می‌کرد تا روی هم تلنبار نشوند. به درخواست‌های ساده همان روز جواب می‌داد و طی یک هفته به پیام‌های دیگر رسیدگی می‌کرد. حالا سر کار بسیار خوشحال‌تر است و همکارانش هم متوجه شده‌اند. تعداد زیادی از همکارانش آنچه را که در ابتدا یک‌جور زیاده‌روی به نظر می‌رسید پذیرفتند.

توصیه‌های زیادی دربارۀ نحوۀ مدیریت ایمیل‌ها و سازماندهی پوشه‌ها و تلفن همراه وجود دارد. همچنین وقتی صحبت از مدیریت زندگی‌های دیجیتال باشد، گزینه‌های متعددی پیش روی ماست دربارۀ اینکه کار درست کدام است. هر شغلی مقتضیات تکنولوژیکِ خاص خودش را دارد. در بعضی از شرکت‌ها، نوع مشخصی از نرم‌افزار پیام‌رسان الزامی است. برای بعضی حرفه‌ها، مثل پزشکی و پلیس، ارتباطِ همیشگی ضروری است. باید بفهمید چه چیزی برایتان کارساز است تا بتوانید به همان پایبند بمانید. هنگام مرتب‌سازی زندگی دیجیتالتان، هدف اصلی‌ یافتن راهی است تا کنترل بیشتری بر تکنولوژی پیدا کنید.

برای اکثر آدم‌ها، زندگی دیجیتال سه بخش اصلی دارد: اول، اسناد دیجیتال مثل گزارش‌ها، ارائه‌ها و صفحات گسترده؛ دوم، ایمیل‌ها؛ و سوم، نرم‌افزارهای گوشی هوشمند. هر سه بخش مشکل واحدی دارند: ذخیرۀ همه‌چیز آسان است، پس همین کار را می‌کنیم -تا جایی که احساس می‌کنیم داریم کنترلمان را بر تکنولوژی‌ای که قرار بود کمکمان کند از دست می‌دهیم. و برخلاف کالاهای فیزیکی، متوجه تلنبارشدنِ اقلام دیجیتال نمی‌شویم، تا وقتی که دیگر زیادی دیر است: فضای ذخیره‌مان پر شده، نمی‌توانیم چیزی را پیدا کنیم، سرعت وسیله‌مان به آهستگیِ لاک‌پشت شده یا اعلان‌های بی‌وقفه بمبارانمان می‌کنند.

برای اینکه زندگی دیجیتال خود را در دست بگیرید، گام‌به‌گام پیش بروید. اول از اسناد شروع کنید و بعد سراغ ایمیل‌ها و درنهایت نرم‌افزارهای تلفن هوشمند بروید.

برای اسناد دیجیتال خود پوشه‌های زیادی لازم ندارید
از قسمت «اسناد» در حافظۀ سخت یا نت‌ورک درایو خود و پوشه‌های اصلی آن شروع کنید که اکثر اسناد دیجیتالتان داخلشان قرار دارد. بعد، سروقت دسکتاپ رایانه‌تان بروید. برای پوشه‌های دیگری که در بیشتر کامپیوترها مشترک هستند، مثل پوشۀ عکس‌ها یا ویدئوها، می‌توانید از همین رویکرد که در اینجا توصیف شده استفاده کنید. حالا،‌ در قسمت «اسناد»، ازجمله در پوشه‌های اصلی آن، هر فایل را بررسی کنید و از خودتان بپرسید:

آیا برای انجام کارم به این سند نیاز دارم؟
آیا این سند برای کارهای آینده راهنمایی‌ام می‌کند یا برایم منبع الهام است؟
آیا این سند برق شادی در دلم ایجاد می‌کند؟

اگر جواب همۀ این سؤالات «نه» بود، سند را پاک کنید.

ممکن است فقط از روی اسم سند محتوایش را به خاطر بیاورید، ‌اما شاید لازم باشد بازش کنید. اگر پوشه‌ای فرعی دارای فایل‌هایی دربارۀ موضوعی است که با آن کاری ندارید، دست به کار شوید و کل پوشۀ فرعی را پاک کنید.

قصد ندارم به دردسرتان بیندازم. پس مطمئن شوید که از تمام رویه‌های مربوط به اسناد در سازمانتان یا هرگونه استانداردی که در شغلتان برای حفظ فایل‌ها وجود دارد پیروی می‌کنید. اگر عملاً نمی‌توانید فایل‌ها را پاک کنید، آن‌ها را به قسمت آرشیوی منتقل کنید که خارج از قسمت اسناد اصلی‌تان باشد. اگرچه این فایل‌ها همچنان فضایی اشغال می‌کنند، از فایل‌هایی که واقعاً می‌خواهید نگه دارید جدا می‌شوند. با حواس‌پرتی بصری کمتر، یافتن آنچه نیاز دارید راحت‌تر می‌شود.

صرف‌نظر از نوع صنعت یا سازمانی که در آن کار می‌کنید، اکثر آدم‌ها می‌توانند نسخه‌های پیش‌نویس اسناد و فهرست‌ کارهای ضروری را پاک کنند و نیز سطل زبالۀ کامپیوتر خود را خالی کنند. من آخرین روز هر ماه سطل زباله‌ام را تخلیه می‌کنم.

قدردان فایل‌هایی باشید که پاک می‌کنید
داده‌های دیجیتال خود را با قدردانی دور بریزید، مثل همان کاری که برای دارایی‌های مادی‌تان می‌کنید. به‌جای اینکه از تک‌تک فایل‌ها تشکر کنید، کافی است «سوئیچ تشکر» خود را روشن کنید و هنگام مرتب‌سازی آشفته‌بازار دیجیتالتان، این احساس را حفظ کنید.
نکته این است که از روی قدردانی با هر تکه داده خداحافظی کنید. حتی با بی‌اهمیت‌ترین فایل، به‌خاطر نقشی که در زندگی‌تان بازی کرده، خداحافظی کنید. تا وقتی بتوانید این کار را انجام دهید، لازم نیست نگران چیز دیگری باشید.

                                                                                                                                                                 —ام. کی


تکنولوژی‌های جست‌وجو پیشرفتی آن‌چنان چشمگیر داشته که سازماندهی اسناد را بسیار آسان‌تر می‌کند. بااین‌همه، تحقیقات نشان می‌دهد آدم‌ها ترجیح می‌دهند فایل‌های خود را با گشتن در بین پوشه‌ها پیدا کنند تا اینکه از قابلیت جست‌وجو استفاده کنند. دانستن اینکه یک سند دیجیتال دقیقاً کجا ذخیره می‌شود آرامش‌بخش است. حتی اگر از ابتدا با قابلیت جست‌وجو فایل‌هایتان را پیدا می‌کنید، مهم است که مطالب دیجیتال خود را مرتب کنید. اگر تعداد زیادی فایل داشته باشید که همه‌جا پراکنده باشند، شاید در جست‌وجوهایتان به نتایج اشتباهی برسید. قرار نیست در جست‌وجویتان برای «فایلی» که اخیراً برای یک مشتری ارائه کرده‌اید نتایجی از آخرین پروژۀ بازسازی خانه‌تان ببینید! و اگر نسخه‌های مشابه زیادی از یک سند داشته باشید، فهمیدن اینکه جدیدترینشان کدام است دشوار می‌شود.

چند پوشۀ اصلی بسازید تا میزان فکر‌کردن به اینکه چه چیزی کجا قرار بگیرد یا کجاست را کاهش بدهید. بعد می‌توانید از ابزار جست‌وجوی داخل یک پوشه استفاده کنید تا سریع‌تر آنچه را می‌خواهید پیدا کنید. کار هر کس ملزومات متفاوتی دارد، اما سه پوشۀ اصلی که من استفاده می‌کنم برای انواع زیادی از کارها مناسب است:

پروژه‌های فعلی، که هر پروژه پوشه‌ای فرعی دارد (باید تلاش کنید تعداد این پوشه‌های فرعی بیشتر از ده ‌تا نشود. گذشته از همه‌چیز، چند نفرمان هم‌زمان روی بیشتر از ده پروژه کار می‌کنیم؟).

اسناد، که شامل سیاست‌ها و رویه‌هایی است که به‌طور منظم به آن‌ها سر می‌زنید. معمولاً دیگران این فایل‌ها را آماده کرده‌اند و شما عموماً تغییرشان نمی‌دهید، مثل قراردادهای حقوقی و فایل‌های کارفرما.

کار ذخیره‌شده، اسناد پروژه‌های گذشته را در بر می‌گیرد که در آینده از آن‌ها استفاده خواهید کرد. مثالش فایل‌هایی است که می‌توانند برای پروژه‌های جدید کمکتان کنند، مانند ارائه‌ای برای مشتری سابق که می‌تواند الگویی برای مشتری دیگری در آینده باشد. انواع دیگر کارهای ذخیره‌شده می‌تواند به شرح زیر باشد: تحقیقاتی که انجام داده‌اید و بعداً به کار می‌آیند، مثل محک‌زنی رقبا یا تحقیقات مربوط به صنعتتان. همچنین ممکن است بخواهید بعضی پروژه‌ها را ذخیره کنید تا نمونه‌کارهایی داشته باشید که به مشتریان احتمالی یا برای آموزش به کارمندان جدید نشان بدهید.

اگر فایل‌های شخصی خود را در همان فضا نگه می‌دارید، پوشۀ «شخصی» را هم اضافه کنید تا فایل‌های شخصی و کاری‌تان با هم قاطی نشوند.

اسناد دیجیتال را مرتب نگه دارید. وقتی مجموعه‌ای از پوشه‌های مستقیم و اولیه داشته باشید، منظم‌ماندن بسیار راحت‌تر است. اگر تصمیم گرفتید فایل جدیدی را نگه دارید، آن را در مناسب‌ترین پوشه بگذارید. در غیر این‌ صورت، پاکش کنید. وقتی دائماً فایل‌های مشابه را در یک مکان ذخیره کنید و فقط آنچه که لازم دارید را نگه دارید، کارایی پوشه‌هایتان بیشتر می‌شود. وقتی پروژه‌ها به سرانجام می‌رسند، تصمیم بگیرید که آیا لازم است به پوشۀ «کار ذخیره‌شده» منتقلشان کنید یا می‌توانید پاکشان کنید. اگر اسنادی مثل سیاست‌های شرکت جاهای دیگری در دسترس هستند یا مجدداً لازم نمی‌شوند، ذخیره‌شان نکنید.

از دسکتاپ طوری استفاده کنید که خوشحالتان کند
دسکتاپ شما باید مکانی ویژه باشد، اما برای خیلی‌ها حکم زباله‌دان را دارد. دسکتاپ‌ها غالباً به‌خاطر فایل‌های دانلودشده‌ای که یک بار استفاده شده‌اند، ‌عکس‌های قدیمی یا اسناد فراموش‌شده به‌هم‌ریخته هستند. من عادت داشتم آن‌قدر فایل روی دسکتاپم بگذارم که حتی نمی‌توانستم اسم فایل‌ها را بخوانم! هر بار کامپیوترم را روشن می‌کردم، با آشفته‌بازاری بصری مواجه می‌شدم و تقریباً دیگر هیچ‌چیز روی دسکتاپم کارایی نداشت.

دسکتاپ خود را به محلی تبدیل کنید که کمکتان می‌کند کارتان را انجام بدهید و برق شادی ایجاد می‌کند.

دسکتاپ می‌تواند جایی برای اسناد بلاتکلیفی باشد که باید سراغشان بروید، مثل گزارش‌های خواندنی، ارائه‌هایی که امروز باید رویشان کار کنید یا صورت‌حساب‌هایی که پرداخت نکرده‌اید. من پوشه‌ای به نام «حال‌خوب‌کُن» روی دسکتاپم می‌گذارم. برای من، این پوشه دربرگیرندۀ فایل‌هایی مثل تحقیق منتشرشده‌ای است که واقعاً به آن افتخار می‌کنم، ارزیابی جدیدی از تدریسم، یا کلیپ ویدئویی از یک سخنرانی. وقتی مقالات جدیدی منتشر می‌کنم، در کلاس جدیدی تدریس می‌کنم یا مشتریان جدیدی برای سخنرانی پیدا می‌کنم، این فایل‌ها را به‌روز می‌کنم. همچنین یک عکس خانوادگی جدید هم در آن نگه می‌دارم. درنهایت، عکس پس‌زمینۀ الهام‌بخشی انتخاب کنید تا پس‌زمینه‌ای شادی‌بخش داشته باشید.

دسکتاپ کامپیوتر ماری
تنها چیزهایی که روی دسکتاپم نگه می‌دارم پوشه‌ای به اسم «مخزن» است و هر فایل دیگری مثل عکسی که می‌خواهم آن روز استفاده کنم.

دسکتاپ کامپیوترم را فضای کارم در نظر می‌گیرم، درست مثل میز کارم.‌ پس فقط چیزهایی را رویش می‌گذارم که قصد دارم بلافاصله از آن‌ها استفاده کنم. پوشۀ مخزن مثل کابینت پرونده است. داخلش دو پوشۀ دیگر قرار دارد، یکی «اسناد» و دیگری «عکس‌ها» و نیز هر سندی که باید به‌زودی مرورش کنم و عکس‌هایی که طی چند روز آینده به کارم می‌آیند. پوشۀ «عکس‌ها» دربرگیرندۀ عکس‌هایی است که دوست دارم در پروژه‌های نزدیکم در آینده از آن‌ها استفاده کنم.

پوشۀ «اسناد» سندها، ارائه‌های پاورپوینت و فایل‌های پی‌دی‌اف را در خود نگه می‌دارد. عاشق دسته‌بندی و سازماندهی هستم، پس برای هر کدام از این دسته‌ها پوشه‌ای جداگانه دارم. اما صادقانه بگویم، لازم نیست تا این حد پوشه‌بندی کنید. می‌توانید به‌راحتی، با جست‌وجوی کلمات کلیدی، هر سندی را پیدا کنید.

دسته‌بندی در پوشۀ «عکس‌ها» ضروری است. وقتی عکس‌ها را دانلود می‌کنیم، معمولاً اسامی غیرقابل‌تشخیصی دارند و جست‌وجوکردنشان دشوار است، اما تغییر نام هر عکس هم واقع‌بینانه نیست. به همین دلیل بهتر است طبق کاربردشان آن‌ها را در پوشه‌های جداگانه بگذارید. خود من پوشه‌هایی دارم برای عکس‌هایی که می‌خواهم برای کار ذخیره کنم، مثل «عکس‌های مرتب‌سازی» و «عکس جلد کتاب‌ها»؛ و نیز پوشه‌هایی با نام «برای اینستاگرام» یا «برای وبلاگم» که در آن‌ها موقتاً‌ عکس‌های بلاتکلیفی را ذخیره می‌کنم که بعد از انجام کارم پاکشان می‌کنم.

خوشحالی ناشی از داشتن دسکتاپ مرتب می‌تواند اعتیادآور باشد. اما باید اعتراف کنم تازه اخیراً‌ دسکتاپم را منظم نگه می‌دارم. روزی یکی از طرفدارانم پیشم آمد تا با من صحبت کند، من هم داشتم در کافه‌ای با لپ‌تاپم کار می‌کردم. آن‌قدر از به‌هم‌ریختگی صفحۀ نمایشم خجالت کشیدم که از آن موقع همیشه دسکتاپم را مرتب نگه می‌دارم.

اینکه پوشه‌های دیجیتالتان را چطور دسته‌بندی می‌کنید بستگی به این دارد که راحت‌ترین روش برایتان در کار چیست. ایده‌های بالا فقط توصیه‌هایی برای
شما هستند.
                                                                                                                                                               —ام. کی

نگذارید ایمیل بر کارتان غلبه کند

ما ایمیل‌های بسیار زیادی می‌فرستیم و دریافت می‌کنیم. این را خودتان می‌دانید. اما شاید متوجه نشده باشید که مشکل چقدر وحشتناک است. هر کارمند معمولیِ دفتری حدود نیمی از روز کاری خود را با ایمیل می‌گذراند، و تحقیقات دریافته‌اند که بیش از نیمی از کارمندان معتقدند ایمیل در انجام کارشان اختلال ایجاد می‌کند. این موضوع بدون شک برای ساشا صدق می‌کرد. مانند بسیاری از صاحبان کسب‌وکارهای کوچک، این مشاور برندسازی هم حس می‌کرد لازم است دائماً برای مشتریانش در دسترس باشد. آن‌قدر برای چک‌کردن ایمیلش استرس می‌گرفت که خواب و کسب‌وکارش مختل شده بود. او می‌گفت «آن‌قدر زمان زیادی صرف می‌کردم تا ایمیل‌ها را بخوانم و منظم باقی بمانم که این کار جداً داشت جلوی رشد و بهره‌وری‌ام را می‌گرفت».

تحقیقات می‌گویند هرچه زمان بیشتری را صرف ایمیل کنید، بهره‌وری‌تان کمتر و میزان استرستان بیشتر می‌شود. ساشا می‌دانست که این قضیه دربارۀ او صدق می‌کند، پس روی تقویمش یک برنامۀ زمانی تعیین کرد که چه زمانی به پیام‌های مشتریان جواب بدهد و بعد بقیۀ روز سراغ ایمیلش نمی‌رفت. او مشتریانش را از «ساعت‌های کاری» ایمیلش مطلع ساخت. اول کار نگران بود که ناراحت بشوند و احساس کنند سطح خدمات افت کرده است. اما در واقعیت همه در شرایط بهتری قرار گرفتند. ساشا زمان لازم را برای تمرکز بر کار واقعی‌اش پیدا کرد و مشتریانش ایمیل‌های کمتر و متمرکزتری از او دریافت کردند.

می‌دانم وسوسه‌برانگیز است که مدام ایمیلتان را چک کنید. من هم همین احساس را دارم. نگرانم که چیز مهمی را از دست بدهم، و بخش دیگری در وجودم هست که فکر می‌کند مسئولیت‌پذیری یعنی اینکه همیشه پاسخ‌گو باشی. اما دوست دارم به خودم یادآوری کنم که تعهدات دیگری هم دارم که معمولاً مهم‌تر هستند. اگر دائماً وسوسه می‌شوید که ایمیل بخوانید و جواب بدهید، ساعات کاری ایمیلی برای خود تعریف کنید و به خودتان فضایی بدهید تا بدون مزاحمت از کارتان لذت ببرید، حتی اگر قرار باشد روزی فقط سی دقیقه ایمیلتان را ببندید.

                                                                                          •••

مطالعات سه شیوه‌ای را کشف کرده‌اند که آدم‌ها معمولاً با ایمیل برخورد می‌کنند. هر سه شیوه ممکن است منجر به مشکلاتی شوند.

بعضی‌ها پیوسته صندوق پیامشان را مرتب می‌کنند. این «بایگانی‌‌کنندگان همیشگی» همواره گوش‌به‌زنگ ایمیل‌هایی هستند که می‌آیند و وقتی پیامی دریافت می‌کنند، سریع دست به عمل می‌شوند. آن‌ها هر کاری را که در حال انجامش باشند کنار می‌گذارند، پیام را می‌خوانند و بعد فوراً آن را بایگانی می‌کنند. مشکل اینجاست: ممکن است، به‌خاطر مزاحمت یک ایمیل، ۲۶ دقیقه طول بکشد تا دوباره به کاری برگردید که داشتید انجام می‌دادید.

اگر بایگانی‌کنندگان همیشگی از یک سیستم پوشه‌بندی مفصل و چندتکه استفاده کنند، ‌احتمالاً آسیب بیشتری هم می‌بینند. علاوه‌بر صرف زمان زیاد برای حفظ این سیستم، پیدا‌کردن هر چیزی سخت‌ و بایگانی ایمیل‌ها طاقت‌فرسا می‌شود. درواقع، تحقیقات نشان می‌دهند که وجود بیش از بیست پوشه آن‌قدر پیچیده است که نمی‌توان مدیریتشان کرد. با تعداد زیادی پوشه، زمان زیادی صرف می‌کنیم تا پوشۀ درست را برای ذخیرۀ پیام‌ها پیدا کنیم و بعد هم به یاد بیاوریم که پیام‌ها را کجا گذاشته‌ایم.

شیوۀ دومی که آدم‌ها با ایمیل برخورد می‌کنند این است که هر چند ماه یک‌ بار صندوق پیام خود را تر و تمیز می‌کنند. این «مرتب‌کنندگان بهاری» وارد چرخه‌های ایمیلِ به‌هم‌ریخته می‌شوند که در آن نمی‌توانند هیچ چیزی را پیدا کنند. بعد نوبت دوره‌های کوتاهی است که بعد از اینکه اکثر پیام‌ها را پاک کردند صندوق پیامشان تقریباً

بگذارید آدم‌هایی که به شما وابسته هستند، برنامۀ کاری‌تان را بدانند و راه تماس دیگری جهت مسائل به‌شدت اضطراری برایشان فراهم کنید تا مجبور نشوید به طور مداوم ایمیلتان را چک کنید
خالی است. این بدترین حالت بین این دو موقعیت است: زندگی در آشفتگی و بعد، ازدست‌دادن پیام‌های مهم. می‌دانم که گاهی وقتی می‌خواهید بی‌درنگ از یک صندوق پیامِ پُر به یک صندوق خالی برسید، دچار حسی از شتاب‌زدگی می‌شوید. و اگر اشتباهاً پیام مهمی را پاک کنید، این شتاب‌زدگی خیلی سریع به سرخوردگی تبدیل می‌شود.

رویکرد سوم این است که کلاً اجازه بدهید ایمیل‌ها در صندوق پیام انباشته شوند. این «بایگانی‌نکُن‌ها» نمی‌دانند چطور تلاش کنند تا ایمیل‌هایشان را مدیریت کنند یا نمی‌خواهند دست به چنین تلاشی بزنند. آن‌ها متکی به قابلیت جست‌وجوی برنامۀ ایمیل خود هستند. تکنولوژی جست‌وجو خیلی خوب است، اما اگر انبوهی از پیام‌های نامربوط را غربال نکند، خیلی بهتر کار می‌کند.

نباید مدیریت ایمیل پیچیده یا زمان‌بر باشد. کافی است فقط آنچه را برای آینده لازم است نگه دارید و ایمیل‌ها را در مجموعه‌ای منطقی از پوشه‌های جدید ذخیره کنید.

از صندوق پیامتان شروع کنید که فضای موقتی برای ایمیل‌هایی است که منتظر پردازش هستند. اینجا محل ذخیرۀ ایمیل‌هایی نیست که می‌خواهید به‌طور دائمی نگهشان دارید،‌ ضمناً جای هر ایمیلی هم نیست که دریافت می‌کنید.

هنگام تصمیم‌گیری دربارۀ اینکه ایمیلی را نگه دارید یا نه، از خودتان بپرسید:

آیا لازم است این ایمیل را نگه دارم تا در آینده کارم راه بیفتد؟
(گاهی باید دوباره سراغ تبادلات ایمیلی برویم یا نیاز به مستندسازی گفت‌وگویی داریم).
آیا خواندن دوبارۀ این ایمیل دانش، الهام یا انگیزه‌ای برای کار آینده‌ام فراهم می‌کند؟
آیا این ایمیل برق شادی را در من برمی‌انگیزد؟

رویکردی پیدا کنید که برای خودتان و کارتان منطقی باشد. همانند اسناد دیجیتال، تعداد معقولی پوشه مد نظر قرار دهید که به اضافۀ پوشه‌های فرعی جمعاً ده تا یا کمتر بشوند. چون می‌توانید ایمیل‌ها را جست‌وجو کنید، اگر پروژه‌ها مرتبط هستند، می‌توانید آن‌ها را در یک پوشه ذخیره کنید. برای مثال، اگر پروژ‌ه‌هایی مثل «وبلاگ»، «اینستاگرام» و «فیس‌بوک» دارید،‌ می‌توانید پوشه‌ای به نام «شبکه‌های اجتماعی» بسازید تا پروژه‌های مختلف این شبکه‌ها را در بر بگیرد.

پوشه‌های مفید دیگر ممکن است پوشه‌هایی برای حفظ اسناد باشند، مثل ایمیل‌هایی که از طرف مدیرتان دریافت می‌کنید. من دوست دارم یک پوشۀ حال‌خوب‌کُن هم داشته باشم: ایمیل‌هایی از طرف دانشجویانم که به‌خاطر کلاسی عالی از من تشکر کرده‌اند، تحسین‌های دانش‌پژوهان دیگر از تحقیقاتم و تمجیدهای مشتریان از مشاوره‌ام یا سخنرانی‌هایم. اگر می‌خواهید پیوست مهمی را نگه دارید، معمولاً‌ بهتر است آن پیوست را در پوشه‌ای مناسب در کنار سایر اسناد دیجیتالتان ذخیره کنید.

بعد از اینکه صندوق پیامتان را پاک‌سازی و ایمیل‌ها را بایگانی کردید، سراغ پوشه‌های باقی‌مانده بروید. کارتان را با شناسایی پوشه‌هایی شروع کنید که ارزش دارد نگهشان دارید. اگر همۀ پیام‌ها را ذخیره کرده باشید، بررسی هر ایمیل بسیار زمان‌بر می‌شود. پوشه‌هایی را که دیگر لازم ندارید پاک کنید. چنین پوشه‌هایی برای من کلاس‌هایی هستند که قبلاً تدریس می‌کردم. مجدداً، مطمئن شوید که از هرگونه مقتضیات سازمانی یا صنعتی دربارۀ نگهداری داده‌ها پیروی می‌کنید. همچنین، به پوشۀ ایمیل‌های «ارسال‌شدۀ» خود دست نزنید. این پوشه قابلیت جست‌وجو هم دارد و ارزش ندارد بخواهید به‌طور دقیق هر پیامی در آن را بررسی کنید.

درنهایت، ایمیل‌هایتان را روزانه پردازش کنید. وقتی پیام جدیدی می‌آید، طرز تفکرتان را از «نگه‌داشتنِ همه‌چیز» به «دورریختن همه‌چیز» تغییر دهید، مگر اینکه دلیل خوبی برای نگه‌داشتن ایمیلی داشته باشید. بهترین کار این است که، هر روز، کار ایمیلتان را در چند نوبت برنامه‌ریزی کنید، مثلاً‌ اول و آخر روز. خواهید دید چیزی که فکر می‌کردید صبح باید جواب بدهید تا پایان روز حل می‌شود. تعیین زمان‌های مشخص برای استفاده از ایمیل حواس‌پرتی‌ها را هم به حداقل می‌رساند و به شما اجازه می‌دهد بر کاری متمرکز شوید که بیشترین اهمیت را برایتان دارد. بگذارید آدم‌هایی که به شما وابسته هستند برنامۀ کاری‌تان را بدانند، و راه تماس دیگری برای مسائل به‌شدت اضطراری برایشان فراهم کنید تا مجبور نشوید مدام ایمیلتان را چک کنید.

خب، شاید فکر کنید روشی که در بالا مطرح کردم هرگز برایتان کارساز نخواهد بود. شما بایگانی‌نکُن هستید و به خودتان می‌گویید «خیلی وقت است که به ایمیل‌هایم بی‌توجهی کرده‌ام؛ دیگر امیدی به تغییرم نیست». اگر طاقتتان طاق شده، ترفند ساده‌ای برایتان دارم. تمام ایمیل‌هایتان را انتخاب کنید و همه را در یک پوشۀ آرشیو بگذارید. اگر نیاز به بازیابی چیزی داشته باشید، این پوشه قابلیت جست‌وجو دارد، حتی اگر نتایجش با کمی خطا همراه باشد. بعد، شروعی تازه را تجربه کنید و فقط چیزی را نگه دارید که می‌خواهید و از این به بعد، با استفاده از گروه منتخبی از پوشه‌ها که بیشتر از ده‌تا نیستند، به ایمیل‌هایتان سروسامان بدهید. گیج شده‌اید که، در این دنیای دیجیتال، آیا با انتقال آشفتگی دیجیتال صندوق پیامتان به یک محل ذخیره نمرۀ قبولی می‌گیرید؟ ترجیح می‌دهم حس کنترل بیشتری بر زندگی دیجیتالتان به شما بدهم تا اینکه ایمیلی کاملاً مرتب داشته باشید، اگر این‌طوری برایتان خوشایند‌تر است.

                                                                                           •••

فارغ از اینکه رویکردتان به ایمیل چه باشد، همگی موافقیم که دریافت ایمیل‌های کمتر چیز خوبی است. ایمیلتان را با کارتان اشتباه نگیرید. ایمیل یکی از ابزارهای بی‌شماری است که کارتان را به سرانجام می‌رساند، اما خودِ کارتان نیست.

با خبرنامه‌ها و لیست‌های ایمیلی شروع کنید. مشترک آن‌ها شده‌اید، شاید برای اینکه کمکتان کنند در شغلتان بهتر بشوید. لحظۀ تصمیم‌گیری اینجاست: کدام یک واقعاً کمکتان می‌کند تا به زندگی کاری ایدئالتان برسید، و کدام‌یک فقط یک حواس‌پرتی اضافه است؟ با این فرض جلو بروید که اشتراکتان را در تمامشان لغو خواهید کرد و فقط آن‌هایی را نگه می‌دارید که برایتان برق شادی ایجاد می‌کنند. همین کار را برای هر خبرنامه‌ای انجام بدهید که، بعد از مرتب‌سازی ایمیل، دریافت می‌کنید.

بعد، تعداد ایمیل‌هایی که برای دیگران می‌فرستید را کم کنید. فقط چون ارسال‌کردن ایمیل آسان است، معنایش این نیست که باید چنین کاری کنید. همچنین وقتی فقط ایمیل‌های لازم برای انجام کار را بفرستید، به الگوی خوبی برای دیگران تبدیل می‌شوید. و با ارسال تعداد کمتری ایمیل، احتمالاً جواب‌های کمتری دریافت می‌کنید.

فقط به کسانی ایمیل بزنید که مسئول کاری هستند یا باید با آن‌ها مشاوره کنید یا مطلعشان کنید. بی‌عقلی نکنید که ایمیلتان را برای همۀ آدم‌ها بفرستید. اگر امکانش هست، با همکارانتان حرف بزنید و بپرسید که آیا می‌خواهند در یک زنجیرۀ ایمیل دخیل باشند یا نه، و با ترجیحات آدم‌ها آشنا بشوید. قبل از اینکه اسم کسی را در ایمیل وارد کنید، لحظه‌ای مکث کنید و با خودتان روراست باشید: آیا آدمی را به ایمیل اضافه می‌کنید چون واقعاً‌ باید مطلع شود یا لازم است جوابی از او بگیرید؟ این‌ها دلایل خوبی هستند. برای اینکه آدمی را شرمنده کنید یا در محیط گروهی متهمش کنید یا خودتان را مهم جلوه بدهید، اسم کسی را وارد نکنید.

مخصوصاً در «فرستادنِ پاسخ برای همه» محتاط باشید. اگر سؤالی برای شفاف‌سازی دارید که فقط برای فرستنده مناسب است، پس فقط از خودش بپرسید. آدمی نباشید که تصادفاً جواب دعوتی برای برنامۀ شبش را به کل گروه می‌فرستد و صندوق پیام همه را به‌ هم می‌ریزد.

نرم‌افزارهای کمتر روی گوشی‌تان یعنی حواس‌پرتی کمتر
هر آدم معمولی روزی ۸۵ بار از تلفن هوشمندش استفاده می‌کند که بیش از ۵ ساعت در روز می‌شود. این رفتار دلیلی دارد. بسیاری از نرم‌افزارها مخصوصاً ساخته شده‌اند تا اعتیادآور باشند و می‌توانند حواسمان را از انجام کارمان پرت کنند.

قضیۀ تکان‌دهنده این است. صرف حضور تلفن همراه می‌تواند عملکردتان را تضعیف کند، حتی اگر بی‌صدا روی میزتان باشد. در یک آزمایش، محققان به شرکت‌کنندگان گفتند تلفن‌هایشان را در یکی از این سه مکان بگذارند: روی میزشان، داخل جیب یا کیفشان، یا در یک اتاق دیگر. بعد، از همۀ شرکت‌‌کنندگان خواستند تکالیف مشابهی را انجام بدهند که حل ریاضی و یک آزمون سادۀ حافظه بود. زنگ اعلان تمام تلفن‌ها بی‌صدا شده بود و وقتی روی میز هم بودند، به پشت قرار داشتند. همین باعث می‌شد هیچ‌کدام از شرکت‌کنندگان نتوانند بفهمند که آیا پیام یا هشداری دریافت کرده‌اند یا نه.

وقتی محققان نتایج را بررسی کردند، متوجه نکته‌ای حیرت‌آور شدند. هرچه گوشی هوشمند بیشتر در دسترس بود -بیشترین دسترسی برای گوشی روی میز فرد بود-، عملکرد آدم‌ها در آزمون‌های ریاضی و حافظه بدتر می‌شد. حضور تلفن هوشمند واقعاً باعث می‌شد بد عمل کنند! طبق استدلال محققان، فقط همین که آدم‌ها می‌دانستند گوشی هوشمند نزدیکشان است باعث حواس‌پرتی‌شان می‌شد و از نظر ذهنی خسته‌شان می‌کرد، حتی با اینکه گوشی کاملاً‌ بی‌صدا بود و صفحه‌اش دیده نمی‌شد. اندیشیدن به اینکه ممکن است چه چیزی را در تلفنتان از دست بدهید، یا اینکه با خود فکر کنید که اگر گوشی‌تان دستتان بود چه کار دیگری می‌توانستید انجام بدهید،‌ منابع ذهنی‌تان را مصرف می‌کند. در مطالعه‌ای دیگر، همراه‌داشتن گوشی هوشمند در طول آزمونْ نمره‌های دانشجویان را پایین آورد. بله، تلفن‌های هوشمند می‌توانند به بهره‌وری کمک کنند، اما وقتی زیادی به آن‌ها وابسته باشیم، در کارمان اختلال ایجاد می‌کنند. تمام اعلا‌ن‌ها به‌جز مهم‌ترین‌ها را بی‌صدا کنید و وقتی به گوشی‌تان نیاز ندارید، آن را خارج از دیدرستان بگذارید. هنگام غذاخوردن خاموشش کنید و شب‌ها آن را دور از خودتان نگه دارید. و لازم نیست هر جایی که می‌روید گوشی‌تان همراهتان باشد. مطالعه‌ای جدی نشان داد که تقریباً سه‌چهارم آمریکایی‌ها تلفن‌هایشان را با خودشان به دستشویی می‌برند. خیالتان راحت باشد، ایمیل، پیام یا اعلان می‌تواند تا بعد از اینکه سیفون را کشیدید صبر کند!

اگر نرم‌افزارهای کمتری روی گوشی‌تان داشته باشید، حواس‌پرتی‌هایتان کمتر می‌شود و دلایل کمتری دارید که تلفن را نزدیکتان نگه دارید. اگرچه دانلود جدیدترین نرم‌افزارها هیجان‌انگیز است، برای اکثر آدم‌ها پیش‌فرض این است که هرگز نرم‌افزاری را پاک نکنند، حتی وقتی دیگر نیازی به آن ندارند یا برایشان برق شادی به همراه ندارد. با مرتب‌سازی نرم‌افزارهایتان،‌ فضا را حفظ می‌کنید و عمر باتری را برای نرم‌افزارهایی نگه می‌دارید که باعث خوشحالی‌تان می‌شوند.

حالا گوشی‌تان را بردارید و نرم‌افزارهایتان را یکی‌یکی بررسی کنید. اول، از خودتان بپرسید: آیا این نرم‌افزار لازم است؟ بعضی شرکت‌ها نرم‌افزارهای مشخصی را برای کل کارکنان یا برای مشاغل خاص الزامی می‌دانند، پس باید آن‌ها را نگه دارید.

بعد، از خودتان بپرسید: آیا این نرم‌افزار کمکم می‌کند بهتر کار کنم؟ نرم‌افزارهایی را نگه دارید که باعث می‌شوند در شغلتان بهتر باشید یا شما را به زندگی کاری ایدئالتان نزدیک‌تر می‌کنند، خواه نرم‌افزار بهره‌وری باشد خواه ردیاب مدیریت هزینه. برای نگه‌داشتن نرم‌افزارها بهانه نتراشید، مثلاً نگویید برای این نرم‌افزار پول داده‌ام یا شاید یک روز به کار بیاید. اگر نرم‌افزاری ماه‌هاست که در گوشی‌تان بیکار مانده، قرار نیست یک روز از خواب بیدار بشوید و بالاخره از آن استفاده کنید.

درنهایت، از خودتان بپرسید: آیا این نرم‌افزار برق شادی را در من به وجود می‌آورد؟ نرم‌افزارهایی را نگه دارید که واقعاً از استفاده‌کردنشان لذت می‌برید.

بعد از اینکه دربارۀ این سؤالات خوب فکر کردید، ‌اگر نرم‌افزاری را پیدا کردید که ارزش نداشت نگهش دارید، پاکش کنید. اگر به هر دلیلی در آینده لازم شود، به‌راحتی می‌توانید دوباره دانلودش کنید و عموماً هم لازم نیست آن را بخرید.

بعد از اینکه نرم‌افزارهایتان را کم کردید،‌ وقت آن است که به دسته‌های متفاوتی تقسیمشان کنید و به صفحۀ نمایش گوشی‌تان نظم ببخشید. وقتی نرم‌افزارها را دسته‌بندی می‌کنید، به هدفی که هر نرم‌افزار دارد فکر کنید و اینکه چقدر از آن استفاده می‌کنید. یک رویکرد این است که پرکاربردترین نرم‌افزارها را کنار هم،‌ روی صفحۀ خانه بگذارید. رویکرد دیگرْ تقسیم نرم‌افزارها بین چند پوشه مثل «بهره‌وری»، «شرکت»، «شبکه‌های اجتماعی»، «سفر» و ... است. اگر نرم‌افزارهای زیادی ندارید،‌ می‌توانید آن‌ها را در دو دستۀ «کار» و «خانه» قرار بدهید. چون هر کس به‌شکل متفاوتی از تلفن خود استفاده می‌کند، در اینجا هیچ بهترین رویکردی وجود ندارد.

نرم‌افزارهای ماری
اگر صفحۀ خانه در تلفن همراه عاری از آشفتگی باشد، واقعاً می‌تواند منبع مهمی برای خوشی باشد. من پرکاربردترین نرم‌افزارها مثل ایمیل،‌ تقویم و نرم‌افزارهای مربوط به عکس را در صفحۀ خانه نگه می‌دارم و بقیه را در سه پوشه با اسامی «کسب‌وکار»، «زندگی» و «خوشی» می‌گذارم. فقط حدود ده نرم‌افزار روی گوشی‌ام دارم که همان‌ها را در بین سه صفحۀ مختلف تقسیم می‌کنم و در بالای هر صفحه قرار می‌دهم. به این شکل، هر بار که به صفحۀ گوشی‌ام نگاه می‌کنم، ‌می‌توانم چیزی را ببینم که واقعاً برایم خوشی‌آور است: عکس دخترهایم.
وقتی، به‌جای توجه به آشفتگی صفحۀ تلفن هوشمندمان، بر این تمرکز کنیم که چطور می‌توانیم خوشی‌آورش کنیم، کار مرتب‌سازی بسیار مفرح‌تر می‌شود.

                                                                                                                                                                 —ام. کی

                                                                                           •••
یادتان باشد، شما رئیسِ وسایل تکنولوژیکتان هستید. بگذارید تکنولوژی باعث پیشرفت زندگی کاری‌تان بشود و کمکتان کند واضح‌تر ببینید که چطور کارتان می‌تواند برایتان منبعی از خوشی باشد. وقتی اسناد دیجیتال، ایمیل‌ها و نرم‌افزارهای تلفن هوشمندتان را مرتب می‌کنید، متوجه می‌شوید که آن‌ها فقط ابزارهایی برای کمک به کارتان هستند، نه یک انبار ذخیره که کل زندگی حرفه‌ای‌تان را آرشیو می‌کند.


فصلنامۀ ترجمان چیست، چه محتوایی دارد، و چرا بهتر است اشتراک سالانۀ آن را بخرید؟
فصلنامۀ ترجمان شامل ترجمۀ تازه‌ترین حرف‌های دنیای علم و فلسفه، تاریخ و سیاست، اقتصاد و جامعه و ادبیات و هنر است که از بیش از ۱۰۰ منبع معتبر و به‌روز انتخاب می‌شوند. مجلات و وب‌سایت‌هایی نظیر نیویورک تایمز، گاردین، آتلانتیک و نیویورکر در زمرۀ این منابع‌اند. مطالب فصلنامه در ۴ بخش نوشتار، گفت‌وگو، بررسی کتاب، و پروندۀ ویژه قرار می‌گیرند. در پرونده‌های فصلنامۀ ترجمان تاکنون به موضوعاتی نظیر «اهمال‌کاری»، «تنهایی»، «مینیمالیسم»، «فقر و نابرابری»، «فرزندآوری» و نظایر آن پرداخته‌ایم. مطالب ابتدا در فصلنامه منتشر می‌شوند و سپس بخشی از آن‌ها به‌مرور در شبکه‌های اجتماعی و سایت قرار می‌گیرند، بنابراین یکی از مزیت‌های خرید فصلنامه دسترسی سریع‌تر به مطالب است.
فصلنامۀ ترجمان در کتاب‌فروشی‌ها، دکه‌های روزنامه‌فروشی و فروشگاه اینترنتی ترجمان به‌صورت تک شماره به‌ فروش می‌رسد اما شما می‌توانید با خرید اشتراک سالانۀ فصلنامۀ ترجمان (شامل ۴ شماره)، علاوه بر بهره‌مندی از تخفیف نقدی، از مزایای دیگری مانند ارسال رایگان، دریافت کتاب الکترونیک به‌عنوان هدیه و دریافت کدهای تخفیف در طول سال برخوردار شوید. فصلنامه برای مشترکان زودتر از توزیع عمومی ارسال می‌شود و در صورتی‌که فصلنامه آسیب ببیند بدون هیچ شرط یا هزینۀ اضافی آن را تعویض خواهیم کرد. ضمناً هر وقت بخواهید می‌توانید اشتراکتان را لغو کنید و مابقی مبلغ پرداختی را دریافت کنید.


اطلاعات کتاب‌شناختی:

Kondo, Marie & Sonenshein, Scott. Joy at Work: Organizing Your Professional Life. Little, Brown, Spark, 2020


پی‌نوشت‌ها:
• این مطلب ترجمۀ فصل چهارم کتاب خوشی در کار: مرتب‌سازی زندگی کاری‌ شما، کتاب جدید ماری کوندو و اسکات سوننشاین، است که برای نخستین بار با عنوان «چطور دسکتاپ مرتبی داشته باشیم؟» در پروندۀ اختصاصی شانزدهمین شمارۀ فصلنامۀ ترجمان علوم انسانی با ترجمۀ میترا دانشور منتشر شده است. وب سایت ترجمان آن را در تاریخ ۳۱ مرداد ۱۴۰۰با همان عنوان منتشر کرده است.
•• ماری کوندو (Marie Kondo) مشاور مرتب‌سازی و نویسندۀ چند کتاب بسیار پرفروش در این زمینه است. مشهورترین کتاب کوندو مرتب‌سازی؛ جادوی زندگی‌عوض‌کُن (The Life-Changing Magic of Tidying Up) نام دارد که در بیش از ۳۰ کشور منتشر شده و کتاب پرفروش ژاپن و اروپا نیز بوده است. او با پخش مجموعۀ نتفلیکسِ «مرتب‌سازی با ماری کوندو» شهرت خوبی در آمریکا و انگلستان کسب کرد. مجلۀ تایم در سال ۲۰۱۵ کوندو را در فهرست ۱۰۰ چهرۀ تأثیرگذار خود قرار داد.
••• اسکات سونِنشاین (Scott Sonenshein) استاد مدرسۀ بازرگانی دانشگاه رایس و متخصص روان‌شناسی سازمانی است. تحقیقات او عمدتاً بر تأثیر سازماندهی بر بهره‌وری متمرکز است. سوننشاین سخنوری انگیزشی و شخصیتی رسانه‌ای نیز هست.
•••• آنچه خواندید بخشی است از پروندهٔ «کمتر بیشتر است: یادداشت‌هایی دربارۀ مینیمالیسم و زندگی مینیمال» که در شمارهٔ شانزدهم فصلنامهٔ ترجمان منتشر شده است. برای خواندن مطالب دیگر این پرونده می‌توانید شمارۀ شانزدهم فصلنامهٔ ترجمان را از فروشگاه اینترنتی ترجمان به نشانی www.tarjomaan.shop بخرید. همچنین برای بهره‌مندی از تخفیف و مزایای دیگر و حمایت از ما می‌توانید اشتراک فصلنامهٔ ترجمان را با تخفیف از فروشگاه اینترنتی ترجمان خریداری کنید.

کد مطلب: 10327