مدیریت زمان می‌تواند شما را از پا در آورد

اَبی جِی. شیپ، هاروارد بیزینس ریویو — سال ۲۰۱۹ به بن‌بست رسیدم. از دید ناظر بیرونی، زندگی حرفه‌ای‌ام قرین موفقیت و خانواده‌ام شاد بود و این‌طور به نظر می‌رسید که زندگی‌ای رؤیایی دارم. اما دیگران این را نمی‌دیدند که با بی‌خوابی مزمن، سوءتغذیه، فشردگی عصب گردن و عدم تعادل هورمونیِ بسیار ناخوشایندی دست‌وپنجه نرم می‌کردم. بعداً کاشف به عمل آمد که ازقضا مدیریت زمان مقصر بوده است.

من در همۀ عمرم مبلّغ مدیریت درست زمان بوده‌ام و، هرجا که می‌شد، دنبال بهره‌وری و ترفندهای زمانی می‌گشتم. در زندگی شخصی‌ام، کارهای روزانه‌ام را جوری برنامه‌ریزی می‌کردم که وقتی می‌خواستم با ماشین رانندگی کنم، فقط نیاز باشد به راست بپیچم و با این کار در ترافیک چهارراه‌ها گیر نکنم. خانه‌ای خریده بودم که فاصلۀ بین بخش‌های مختلف آشپزخانه‌اش کم باشد تا بتوانم به‌نحوی کارآمد آشپزی و نظافت کنم. حتی هر روز هفته صبحانه و ناهار یکسانی می‌خوردم (بیشتر وقت‌ها باعجله پشت پیشخان آشپزخانه) تا زمان صرف‌شده برای وعده‌های غذایی را به حداقل برسانم.

در کارم، به دلیل علاقه‌ام به فهم چگونگی کارکرد زمان، پروژۀ تحقیقاتی‌ام را به این موضوع اختصاص داده بودم. دربارۀ نحوۀ نگرش و استفادۀ افراد از زمان، هرچه می‌توانستم می‌خواندم. پژوهش‌هایی که دربارۀ مزایای مدیریت زمان انجام شده است فعالیت‌هایی را توصیه می‌کنند مانند شروع روز با مهم‌ترین کار. زمان را برای کارهای متفاوت قطعه‌قطعه می‌کردم، برای نوشتن در صبح و رفتن به جلسات در بعدازظهر برنامه‌ریزی می‌کردم. برای تمرکز، از فن پومودورو^۱ استفاده و، به‌تناوب، ۲۵ دقیقه کار و ۵ دقیقه استراحت می‌کردم. بیشتر اوقات هم از یک حسابرس زمان^۲ استفاده می‌کردم تا ببینم وقتم را چطور صرف کرده‌ام و آن را با نحوه‌ای که باید صرف می‌کردم مقایسه کنم. دقیقه‌به‌دقیقۀ هر روز هفتۀ تقویمم برنامه‌ریزی شده بود و زمان تلف‌شده صفر بود.

من به عنوان یک سخت‌کوش نوع آ^۳، برای کارایی بیشتر سخت تلاش می‌کردم زیرا خواهان موفقیت حرفه‌ای بودم. البته که می‌خواستم زندگی هم بکنم. پژوهش‌ها به‌وضوح اهمیت استراحت و روابط اجتماعی برای سلامتی را نشان می‌دهند. برای گنجاندن این موارد در برنامه‌ام، طی هفته دیوانه‌وار کار می‌کردم تا از کارکردن در عصرها و آخر هفته‌ها اجتناب کنم. به ‌همین ‌ترتیب، به امید احتراز از ریسک مضاعف حملۀ قلبی، که با چشم‌پوشی از تعطیلات مرتبط است، خودم را مجبور می‌کردم تا هر سال به مسافرت بروم. متأسفانه ذهنم هرگز بعدازظهرها، آخر هفته‌ها یا در مسافرت‌ها خاموش نمی‌شد و و زمان کارم به‌شدت حساب‌شده بود. اما، ازآنجاکه هر دقیقه از زمانم را سرِ کار و بیرون از آن تا حد ممکن مدیریت می‌کردم، توانستم کارآمد شوم.

اما راز شومی در اعماق ماجرا نهفته بود. سلامتی‌ام رو به وخامت گذاشته بود. چندین دکتر اصرار کردند آرام بگیرم و گفتند فهرست بیماری‌هایم همگی نشان‌دهندۀ استرس روانی و بروز تنش در بدنم است. من مقاومت می‌کردم: «اما خیلی‌ها بیشتر از من کار می‌کنند. ‌من واقعاً کارآمدم!». ولی در ماه ژانویۀ سال ۲۰۱۹ ناگهان چیزی شکست. نمی‌توانستم بنویسم. نمی‌توانستم فکر کنم. بُهت‌زده به رایانه‌ام نگاه می‌کردم و می‌ترسیدم که نتوانم کارم را بکنم. کاری که دوستش داشتم و سال‌های برایش زحمت کشیده بودم زیادی سخت به نظر می‌رسید. بدتر از آن، انگار کارِ بی‌ارزشی بود، مانند مجموعه‌ای از وظایف برنامه‌ریزی‌شده که یکی پس از دیگری تا ابد ادامه پیدا می‌کردند. مقاله‌ای را پیش از موعد ویرایش کن، به جلسۀ کمیسیون برو، برای کلاس آماده شو، درس بده، به ایمیل‌ها جواب بده، تکرار کن. انگار خود را طی فرایند جست‌وجوی کارایی و بازدهی از کار انداخته بودم.

اما هنگامی‌که به نمایشگر لپ‌تاپ زل زده بودم، اتفاق عجیبی افتاد. مقاله‌ای که داشتم تلاش می‌کردم بنویسم ناگهان برایم معنایی خاص یافت، و آن معنی را گرفتم. آن مقاله، که با همکاری پروفسور کارن یانسن نوشته بودم، مروری بود بر پژوهش‌های سازمانی دربارۀ زمان ذهنی: تجربۀ فردی و یا اجتماعیِ گذشته، حال و آینده. در مقایسه با زمان عینی که با استفاده از ساعت و تقویم زمانِ خارج از فرد را اندازه می‌گیرد، زمان ذهنی تجربۀ درونی و شخصی از زمان را در بر می‌گیرد. این‌گونه زمان ذهنی بازتابی است از اینکه افراد چطور زمان را می‌فهمند، تفسیر می‌کنند و با استفاده از خاطرات و پیش‌بینی‌ها در ذهن خود در زمان سفر می‌کنند تا معنایی برای زمان حال بیابند. این پژوهش به من آموخت که وسواسِ مدیریتِ زمانِ عینی سه درس مهمی را پنهان می‌کند که می‌توان از مفهوم زمان ذهنی آموخت.

هر زمان عینی تفسیری ذهنی دارد
نخست اینکه ماهیت عینیِ زمان تماماً با زمان ذهنی در هم تنیده است، اما ما این واقعیت را تشخیص نمی‌دهیم. اکثر افراد معتقدند جلسات را باید مثلاً رأس ساعت نُه یا نُه‌ونیم برنامه‌ریزی کرد، یا اینکه روز کاری از ساعت ۸ تا ۵ طول می‌کشد. با‌وجوداین، این‌ها برساخت‌هایی اجتماعی‌اند که در بعضی از موقعیت‌ها می‌توان از آن‌ها عدول کرد. اگر فردی به جلسه‌ای ۲۰دقیقه‌ای نیازمند است، چرا باید تقویم را برای ۳۰ دقیقه اشغال کرد؟ یا اگر کسی بعدازظهرها برای رفع خستگی به استراحتی طولانی‌تر نیاز دارد، چه اهمیتی دارد اگر در زنگ ناهارِ معمول برای آن برنامه‌ریزی نشده است؟ پرسش‌هایی از این دست دیدگاه بیش‌ازحد محدود من از مدیریت زمان را به چالش کشید و ترغیبم کرد تا دست از طرح‌واره‌های زمانی^۴ یا «قوانین زمانی»ام بردارم: ‌دیدگاه‌های ثابت در این ‌باره که کارها را چه وقت باید انجام داد و هر کار چقدر باید طول بکشد.

موعدهای مقرر نمونۀ دیگری از تفسیر ذهنی از زمان عینی است. بسیاری از موعدها که در نظر ما «واقعی»‌اند هرچیزی هستند جز واقعی. درعوض، موعدها تاریخ‌هایی برساختۀ اجتماع برای برنامه‌ریزی کاریِ فرد و هماهنگی او با دیگران‌اند. دریافتم که به‌سرانجام‌رساندن وظیفه‌ای تا تاریخی مشخص یا پاسخ‌دادن به درخواستی در یک چهارچوب زمانی مشخص، غالباً، به‌خاطر موعدهای قراردادی بود. همانند آن استعارۀ کلاسیک دربارۀ اینکه کدام توپ‌ها را می‌شود انداخت و کدام‌ها دوباره بالا می‌پرند، شروع کردم به جابه‌جایی یا حتی حذف بعضی از موعدهای تحویل بدون اینکه تعهدم به دیگران را از دست بدهم، و این باعث شد میزان مشغولیتم با کار فوراً افزایش پیدا کند.

آموزۀ اصلی این است که زمان آن‌قدرها که تصور می‌کنیم عینی نیست. زمان در وهلۀ نخست تفسیری ذهنی است و این مسئله باعث نقص در مدیریت زمان می‌شود، مگر اینکه به برساخت‌های ذهنی از زمانی که در آن زندگی و آن را خلق می‌کنیم هم توجه کنیم.

رویدادهای ذهنی اهمیتی برابر با ساعت‌های عینی دارند
درس مهم دیگری که از پژوهش دربارۀ زمان ذهنی می‌گیریم این است که چگونه می‌توان رویداد را، به‌جای ساعت یا تقویم، مبنای زمان قرار داد. وظایف یا جلسات کاری معمولاً در زمان‌هایی خاص برنامه‌ریزی می‌شوند، مثل توقفِ ظهرگاه برای ناهار. ولی روشی جالب‌تر برای کار می‌تواند این باشد که به‌جای آنکه زمان ساعتی را مبنا قرار دهیم، ریتم رویدادهای مبنای ما باشد (مثلاً زمان ساعتی این‌گونه است: شروع به کار در ساعت ۸ صبح و توقف در ظهر برای ناهار). کارکردن بر اساس زمان رویداد، بین کار و برنامه، اولویت را به کار می‌دهد (مثلاً شروع به کار وقتی فرد آماده است و توقف زمانی‌ که به استراحت نیاز دارد). درنظرگرفتن وظایف کاری همچون رویدادهای طبیعی نه‌تنها به کارآمدی در مقابل کارایی اولویت می‌دهد، بلکه ادراک کنترل بر زمان را افزایش داده و لذت از انجام وظایف را بیشتر می‌کند.

دورشدن از برنامۀ ثابت انجام کارها باعث شد دیگر انتظار نداشته باشم تعداد ساعت مشخصی را به کار اختصاص دهم. رفته‌رفته احساس رضایت‌بخش به‌پایان‌رساندن کارها را پیش از رفتن سراغ کار بعدی تجربه کردم و این به من اجازه داد تا، بدون ملاحظۀ زمان، کاملاً مجذوب کار شوم. این تجربه با نام «غرقگی»^۵ شناخته‌شده‌تر است. غرقگی نه‌تنها بازدهی بیشتری به همراه دارد، بلکه رضایت‌بخش‌تر نیز هست. زیرا فرد کاملاً لحظۀ حال و مزایای توجه ذهن‌آگاهانه را تجربه می‌کند.

به‌علاوه، با اینکه تمرین ذهن‌آگاهی عموماً مفید پنداشته می‌شود، کارکردن درون «زمان رویداد» مزایای پرسه‌زنی‌های ذهنی گاه‌به‌گاه را نیز به همراه دارد. پرسه‌زنی‌های ذهنی زمانی می‌توانند ارزشمند باشند که به راه‌حل‌های تازه و خلاقانه نیاز داشته باشیم، و این چیزی است که در دانش‌ورزی اهمیت روزافزونی پیدا کرده است. با این فرض که زمان رویداد آزادی اندیشیدن به‌روشی ناهمگون و بی‌پایان را عرضه می‌کند، افراد می‌توانند لحظات نادر «آهان»^۶ را بیابند، درحالی‌که نگرش بیش‌ازحد معطوف به برنامه‌ریزی در مدیریت زمان آن‌ها را نابود می‌کند.

معنای ذهنی چیزی بیش از برنامه‌ریزی عینی است
سرانجام، پژوهش‌ها گویای این است که وقتی افراد زمان ذهنی را ادراک، تفسیر و در ذهن خود در آن سفر می‌کنند، اساساً در پی معنا هستند. افراد غالباً تجربه‌های گذشته را در ذهن مرور می‌کنند یا رویدادهای آینده را «پیشاپیش زندگی می‌کنند» تا معنایی برای این تجربه‌ها در زمان حال بیابند. مثلاً روایت چندوچون «تناسب» شما با کارتان به شما کمک می‌کند تا وقتی‌که دربارۀ درس‌هایی که از مشاغل گذشته گرفته‌اید تأمل می‌کنید و انتظار رفتن به شغل‌هایی در آینده را می‌کشید، خط سیر حرفه‌ای‌تان را بفهمید. چنین معنایی در زمان عینی یافت نمی‌شود، چون زمان را ثابت و تغییرناپذیر ترسیم می‌کند. اگر تمام واحدهای زمان برابر باشند، هیچ دورۀ زمانی ارزش بیشتر یا کمتری از دوره‌های دیگر نخواهد داشت.

بر خلاف زمان عینی، معنای زمان ذهنی از ساعات و روزهایی نشئت می‌گیرد که آدم برای فعالیت‌های هدفمند و بااهمیت صرف کرده است. صرف وقت برای فعالیتی که به هویت پایدار فرد می‌پیوندد -مثل اینکه من مقاله‌ای دربارۀ تجربه‌های گذشته برای منفعت خوانندگان آینده بنویسم- سودمندتر است از وقتی که صرف وظیفه‌ای با هدفمندی کمتر می‌شود -مثل نوشتن گزارش مخارج. ناگفته پیداست که هر دو فعالیت را باید انجام داد. اما دومی نیروی فرد را می‌کاهد، درحالی‌که فعالیت پرمعناتر به دلیل تجربۀ روح‌بخش کار پرمعنا، خود، مولد نیرو می‌شود. درنتیجه، می‌توانم طوری برنامه‌ریزی کنم تا فعالیتی را که معنای کمتری دارد در زمانی انجام دهم که نیروی کمتری دارم یا دقایقی که بین جلسه‌ها وقت دارم، و اولویت را به مهم‌ترین و پرمعناترین وظیفه‌ها بدهم.

با‌وجوداین، وقتی افراد نحوۀ گذراندن زمانشان را انتخاب می‌کنند، غالباً از معنا چشم می‌پوشند و بیشتر به ارزش اقتصادی زمان فکر می‌کنند. چنین تأکیدی بر زمان به‌مثابۀ کالا باعث می‌شود افراد زمان را کمیاب‌تر از چیزی که هست بپندارند و این باعث می‌شود از فعالیت‌های ارزشمندی مانند کار داوطلبانه دور شوند. مدیریت زمان با تمرکز اکید بر وظایف کاری، به‌منزلۀ فعالیت‌هایی که باید مدیریتشان کرد، افراد را به‌سوی اولویت‌دادن به نتیجه و مزایای کمّی کارکردن هدایت می‌کند. بدترین چیز در رابطه ‌با این انتخاب‌ها این است که موفق‌ترین افراد اوضاع را وخیم‌تر می‌کنند. هرچند، اثرگذارترین و نیروبخش‌ترین استفاده از وقت آنگاه از راه می‌رسد که به زمان به‌مثابۀ انتخابی نمادین میان امر ارزشمند و امر بی‌ارزش بنگریم.

سفر جاری من به‌سوی مدیریت ذهنی زمان
نتیجه‌گیری کلیدی من از پژوهش دربارۀ زمان ذهنی این بود که مدیریت زمان دیگر دوستم نبود؛ گاهی دشمنم بود. بیشتر از اینکه بیش‌ازحد به کارایی در زمان عینی توجه کنم، می‌بایست دیدگاه ذهنی‌تری راجع به تجربۀ کلی زمان پیدا می‌کردم. بدون آنکه مزایای مدیریت زمان را از دست بدهم، خود را به چالش کشیدم تا به زمان عینی از دریچۀ ذهنیت نگاه کنم. رفته‌رفته به کار، به‌جای برنامه‌ای ثابت و ساعتی، به‌منزلۀ مجموعه‌ای از رویدادهای ارزشمند نگاه کردم. به‌علاوه، در هر کاری، از خودم می‌پرسیدم جایگاه این وظیفه در اهداف و ارزش‌های من کجاست. این‌گونه، بیشتر از آنکه به دنبال کارایی باشم، معنا را جست‌وجو می‌کردم. این تغییرهای ذهنی به من کمک کرد تا جست‌وجو برای تقویمی کاملاً کارا را رها کنم و کارهای رضایت‌بخش‌تر را پی بگیرم.

البته در دستگاه برنامۀ کاری‌ام هیچ‌چیز فوراً تغییر نکرد. در مقام استاد دانشگاه، کنترل نسبتاً خوبی بر برنامه‌ام داشتم که مرا قادر می‌ساخت تا این درس‌ها را به کار ببندم، اما کماکان شماری تعهد از قبیل موعدهای تحویل برای انتشار، پروژه‌های پژوهشی درازمدت، برنامه‌های تدریس، و درخواستی برای جانشینی رئیس دانشکده داشتم. در زندگی شخصی، هنوز باید به خانواده‌ام رسیدگی می‌کردم و برای ادامۀ درمان مشکلات مزمن سلامتی‌ام از پزشکان وقت می‌گرفتم. اما ادراک و تفسیرم از این رویدادها تغییر کرد. رفته‌رفته زمان برنامه‌ریزی نشده و فعالیت‌های بی‌سامان را به چشم فرصتی برای زایش خلاقیت در کارم نگریستم و این سرحالم آورد و یادم انداخت که چرا این حرفه را انتخاب کرده‌ام. کم‌کم متوجه شدم از طریق خلق برنامه‌ای با کارایی کمتر (دست‌کم از منظر عینی)، به‌‌نوعی، کارهای بیشتری را به سرانجام رساندم و سرِ کار و در خانه نیروی بیشتری داشتم. حتی نگاهم به قرار ملاقات با پزشک‌ها نیز عوض شد و دیگر نه زمان تلف‌شده، بلکه فراغتی از رایانه‌ام بودند. طی چند ماه، دوباره از کار و زندگی‌ام لذت بردم و سلامتی‌ام رو به بهبود گذاشت.

به‌راحتی می‌توان فهمید که چرا جوامع ما سرشار است از پیام‌هایی با این مضمون که زمان منبعی محدود است، کالایی است که باید به جای هدردادن مدیریتش کرد. این نیز مسلّم است که اگر به نظم و سامان بیشتری نیاز داشته باشید، لازم است از ترفندهای گوناگون مدیریت مؤثرتر زمان استفاده کنید. اما برای بعضی از افراد مدیریت زمانْ مانعی بر سر راه کارایی و بازدهی حقیقی است. مدیریت زمان ممکن است اثرات منفی بر سلامتی من گذاشته باشد، اما تجربۀ ذهنیِ زمان فرایند شفابخشی را آغاز کرده است.

فصلنامۀ ترجمان چیست، چه محتوایی دارد، و چرا بهتر است اشتراک سالانۀ آن را بخرید؟
فصلنامۀ ترجمان شامل ترجمۀ تازه‌ترین حرف‌های دنیای علم و فلسفه، تاریخ و سیاست، اقتصاد و جامعه و ادبیات و هنر است که از بیش از ۱۰۰ منبع معتبر و به‌روز انتخاب می‌شوند. مجلات و وب‌سایت‌هایی نظیر نیویورک تایمز، گاردین، آتلانتیک و نیویورکر در زمرۀ این منابع‌اند. مطالب فصلنامه در ۴ بخش نوشتار، گفت‌وگو، بررسی کتاب، و پروندۀ ویژه قرار می‌گیرند. در پرونده‌های فصلنامۀ ترجمان تاکنون به موضوعاتی نظیر «اهمال‌کاری»، «تنهایی»، «مینیمالیسم»، «فقر و نابرابری»، «فرزندآوری» و نظایر آن پرداخته‌ایم. مطالب ابتدا در فصلنامه منتشر می‌شوند و سپس بخشی از آن‌ها به‌مرور در شبکه‌های اجتماعی و سایت قرار می‌گیرند، بنابراین یکی از مزیت‌های خرید فصلنامه دسترسی سریع‌تر به مطالب است.

فصلنامۀ ترجمان در کتاب‌فروشی‌ها، دکه‌های روزنامه‌فروشی و فروشگاه اینترنتی ترجمان به‌صورت تک شماره به‌ فروش می‌رسد اما شما می‌توانید با خرید اشتراک سالانۀ فصلنامۀ ترجمان (شامل ۴ شماره)، علاوه بر بهره‌مندی از تخفیف نقدی، از مزایای دیگری مانند ارسال رایگان، دریافت کتاب الکترونیک به‌عنوان هدیه و دریافت کدهای تخفیف در طول سال برخوردار شوید. فصلنامه برای مشترکان زودتر از توزیع عمومی ارسال می‌شود و در صورتی‌که فصلنامه آسیب ببیند بدون هیچ شرط یا هزینۀ اضافی آن را تعویض خواهیم کرد. ضمناً هر وقت بخواهید می‌توانید اشتراکتان را لغو کنید و مابقی مبلغ پرداختی را دریافت کنید.

پی‌نوشت‌ها:
• این مطلب را اَبی شیپ نوشته در تاریخ ۸ ژوئن ۲۰۲۱ با عنوان «My Fixation on Time Management Almost Broke Me» در وب‌سایت هاروارد بیزینس ریویو منتشر شده است. و وب‌سایت ترجمان آن را در تاریخ ۲۹ اردیبهشت ۱۴۰۱ با عنوان «مدیریت زمان می‌تواند شما را از پا در آورد» با ترجمۀ علی امیری منتشر کرده است.
•• اَبی شیپ (Abbie Shipp) استاد کرسی ام. جِی. نیلی و رئیس گروه مدیریت و رهبری در دانشگاه تگزاس کریسچن، و عضو هیئت‌تحریریۀ آکادمی آو منیجمنت ریویو است. او دکتری‌اش را در رشتۀ رفتار سازمانی از دانشگاه کارولاینای شمالی گرفته است. پژوهش او معطوف به تجربۀ ذهنی و روانی زمان، ازجمله خط سیرهای تجربه‌های کاری (برای مثال تناسب، رضایت و فرسودگی)، ماهیت سفر ذهنی در زمان است.
••• آنچه خواندید، به‌طور اختصاصی برای وب‌سایت ترجمان تولید شده و به‌رایگان در اختیار شما قرار گرفته است. شما می‌توانید با خرید اشتراک فصلنامه ترجمان علوم انسانی از انتشار این مطالب و فعالیت‌های ترجمان حمایت کنید. برای خرید اشتراک فصلنامه ترجمان و بهره‌مندی از تخفیف و مزایای دیگر به فروشگاه اینترنتی ترجمان به نشانی tarjomaan.shop مراجعه کنید.

[۱] Pomodoro technique
[۲] time audit
[۳] type-A: این اصطلاح برای اشاره به اشخاصی است دارای شخصیت‌هایی با ویژگی‌هایی مثل نابردباری و رقابت‌جویی، و اعتقاد بر این است که داشتن این نوع شخصیت با ریسک مضاعف بیماری‌های قلبی عروقی ارتباط دارد [مترجم].
[۴] temporal schemata
[۵] flow
[۶] aha moment: لحظۀ بصیرت و کشفی ناگهانی [مترجم].